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¿ERES UN MICRO-MANAGER O SABES DELEGAR REALMENTE?

Podemos hacer todas las cosas que hacemos a través de la delegación, ya sea a otras personas o al “Tiempo”. Cuando delegamos al “Tiempo” eso es eficiencia. Si delegamos a otras personas eso es efectividad. Mucha gente se rehusa a delgar porque sienten que toma mucho tiempo y esfuerzo, y que ellos mismos pueden hacer mucho mejor el trabajo. Pero la delegación efectiva es tal vez la actividad de alto nivel más poderosa que hay (Si no pregúntele al Presidente de los Estados Unidos).

 Transferir las responsabilidades a otras personas entrenadas y con capacidad nos permite utilizar nuestra energía en otras actividades de alto nivel. La delegación significa que tanto la organización como nosotros como profesionales podemos crecer obteniendo más y mejores resultados.

 La delegación per se no tiene nada que ver con la capacidad de lograr que las cosas se hagan. Conozco varias personas en niveles muy altos que hacen lo necesario para conseguir los resultados esperados. Pero cuando aprendemos a interactuar con las personas y los sistemas e involucramos a los equipos, la capacidad de obtener resultados se ve exponenciada. Una hora de trabajo de un “Micro-Manager” puede producir buenos resultados, pero una hora de trabajo de una persona a través de delegación efectiva puede producir 50 veces mayor valor.

 

A mi parecer existen dos tipos de delegación:

 La delegación basada en métodos y procesos, que es la que utiliza la mayoría de las personas y significa: Ve allí, búscame esto, haz esto, tráeme aquello, consígueme tal cosa y dime cuándo esté listo. En este tipo de delegación las personas estás focalizadas en los métodos y la manera de hacer las cosas, por ende tienden a involucrarse en una cantidad de detalles innecesarios.

 El otro tipo es la delegación basada en resultados. Aquí nos centrarmos en los resultados y dejamos que los equipos seleccionen la forma y la manera de trabajar, haciéndolos responsables también por los resultados. Esta forma de delegar lleva a que tengamos un entendimiento claro de las expectativas en 5 áreas:

 

  • Resultados esperados: ambas partes deben estár claras de qué es lo que se quiere hacer, pero no focalizándose en el “Cómo” sino en el “Qué”.
  • Lineamientos: debemos identificar los parámetros en los que esa persona podrá operar, cuáles son las restricciones y las cosas que no se pueden hacer.
  • Recursos: identificar los recursos humanos, financieros, técnicos y organizacionales disponibles.
  • “Accountability”: se deben discutir y establecer los estándares de desempeño que se evaluarán periódicamente para medir los resultados.
  • Consecuencias: debe quedar muy claro las consecuencias tanto buenas como negativas de la evaluación de los resultados.

 La confianza es una de las mejores formas de motivar a los seres humanos, y esto es verdadero también en las empresas. Tiende a sacar lo mejor en las personas. Pero toma tiempo y paciencia. Estoy plenamente convencido de que la correcta delegación basada en resultados beneficia infinitamente a todas las partes. Estos lineamientos son aplicables con cualquier persona o situación. Con personas más inmaduras se especifican más lineamientos y menos resultados, se identifican más recursos y se necesitan más reuniones de seguimiento. Con personas maduras, se establecen resultados más retadores, menos lineamientos y menos reuniones.

 Durante años siempre he confiado en los equipos con los que he trabajado bajo tres premisas bien presentadas y discutidas: ¿Qué queremos hacer? ¿En qué tiempo queremos hacerlo? ¿Qué recursos tenemos disponibles? Ahora vamos a trabajar.

 

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¿BAJO QUE PRINCIPIOS O VALORES TOMAMOS LAS DECISIONES?

Todos tenemos algo intrínseco que nos ayuda en nuestra toma de decisiones tanto en lo personal como en lo laboral. En el momento de tomar la decision no sabemos lo que es y no lo analizamos, pero generalmente esa decisión está basada en los Principios o Valores con los que regimos nuestras vidas.

Si nos aferramos a los Principios y Valores correctos podemos crear una base sólida para nuestro desarrollo personal. No importa por las circunstancias que estemos pasando, si nos guiamos por ellos estaremos dando los pasos correctos en la dirección de vida que nos planteamos y se convierte en la fuente desde la cuál nuestros comportamientos y actitudes fluyen. Son como unos lentes que nos ponemos y enfocan nuestra vision, pensamientos y reacciones sobre todo lo que nos afecta. Como cada quién tiene Principios y Valores diferentes, así mismo todos tendremos visiones y reacciones diferentes ante las decisiones que se toman y que tomamos nosotros.

Para entender estas diferencias que se producen en nuestra forma de tomar decisiones permítanme poner un ejemplo laboral específico y cómo se pudieran tomar diferentes caminos de acuerdo a lo que consideremos importante. Por supuesto pueden ser muchas más pero para fines del artículo me concentraré en unas pocas.

Vamos a suponer que hoy en la noche hicimos un compromiso con nuestra esposa(o) para ir a un concierto. Ya compraste las entradas y tu esposa(o) está super emocionada(o) de ir esta noche. Son las 4 de la tarde y el concierto es a las 8:30 pm. De repente recibes una llamada en tu oficina, es tu jefe y te dice que necesita tu ayuda esta noche para terminar una presentación importante que tiene con los accionistas mañana a las 9:00 am.

Si nuestra prioridad es la familia o pareja, la principal preocupación será tu esposa(o). Le dirás a tu jefe que no te puedes ya que tenías un compromiso previo con tu familia. El sentimiento de querer quedarte y ayudar a tu jefe te pasará por la cabeza pero te preocupará más la reacción de tu esposa(o).

Si nuestra prioridad es el dinero o carrera, nuestra primera reación sera la de pensar en la oportunidad que se te presenta para ganar algunos puntos con el jefe y cómo esto nos ayudará en una posible promoción o aumento de sueldo. Incluso podemos justificarnos con nuestra pareja y decirles que vean que somos trabajadores, que nos encanta dar la milla extra por el bien económico de la familia y que ya vendrán otros conciertos en el futuro.

Si pensamos que la vida hay que disfrutarla y vivirla, probablemante vayamos al concierto sin ningún tipo de remordimiento, inclusive aunque nuestra pareja nos diga que no le importa faltar al concierto por el trabajo que tenemos.

Si nuestra prioridad es la parte social de nuestras vidas, la decision estará influenciada dependiendo si coordinamos ir con amigos al concierto o sí los amigos nos plancharon y no pudieron ir a última hora y/o los planes que hicimos para despés del evento.

Considerando las diferentes ópticas podemos ver como cada perspectiva nos puede llevar a tomar decisiones diferentes y como afectan la línea de pensamiento. Por eso la importancia de tener bien claro nuestras prioridades en la vida, los Valores y Principios que seleccionemos para regirnos. Estos Principios y Valores nos ayudarán a ver las cosas y evaluarlas para poder llegar donde queremos como personas considerando las cosas realmente primordiales.

El ir o no ir al concierto es solo un detalle o consecuencia, pero la importancia viene dada si la decisión la tomamos basada actuando proactivamente pensando con la conciencia y conocimiento de las consecuencias que tendremos en el largo plazo. Solamente así estaremos tomando las riendas de nuestas vidas y no simplemente reaccionando a las decisiones de otros.

SI nos centramos en los Principios correctos veremos las cosas de manera diferente. Y como veremos las cosas diferentes, pensaremos de manera diferente y actuaremos de manera diferente. Con este nivel de segurida y guía clara de pensamiento podremos tener la base para una vida altamente proactive y efectiva.

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PENDEJADAS QUE NOS HACEN PERDER EL TIEMPO

Tantos libros escritos (y leídos) sobre productividad personal y sobre cómo eficientizar el tiempo que hasta yo me voy a atrever a comentar sobre el tema. El factor diferenciador que voy a utilizar es la “Dominicanización” de las explicaciones para hacerlo menos formal y un poco más rápido de digerir.

Muchas pequeñas cosas nos hacen perder un tiempo precioso diariamente durante el horario de trabajo, y como recientemente uno de los hombres mas ricos del mundo como Carlos Slim hizo el comentario de que las semanas laborales deberían ser de 3 días de 11 horas, creo debemos irnos preparando para ese mundo ideal y hacer mas cosas en esas 33 horas semanales. Por supuesto que esta lista la hice “Medalaganariamente” y existen muchas más que pudiera mencionar, pero para que puedan leer este artículo rápidamente me voy a limitar. Por favor siéntanse el la libertad de escribirme con las sugerencias que se les ocurran. Mientras tanto este es un listado resumido de esas “Pendejadas” que nos hacen perder tiempo todos los días. Algunas son externas a nosotros y otras las podemos controlar:

  • Regla del 80/20.

No es cierto que todas las cosas que tenemos que hacer diariamente tienen la misma importancia ni la misma urgencia. Trabajar todos los días en solamente lo “Urgente” significa que no nos estamos planificando bien, o que los superiores no se saben planificar o que nuestros colaboradores tampoco lo hacen. Nuestra misión diaria es dedicarle tiempo a ese 20% de las tareas y proyectos que nos retribuirán con el 80% de los beneficios. No es difícil identificar esas tareas y proyectos si nos graduamos de la Universidad y si además tenemos una Maestría. Dediquemos el tiempo a lo realmente importante y dejemos de barajar con el papeleo burocrático y las conversaciones teóricas.

  • “E-mail Replies” innecesarios.

Una de las cosas que más odio en el nuevo mundo digital son los “Replies” innecesarios a los correos electrónicos. La gente piensa que dar un “Reply” escribiendo solo “Gracias” o “De Nada” es educación pero el e-mail no es una herramienta para conversar sino para informar o solicitar. Multiplica eso por 20 o 40 o 200 correos diarios de personas dando “Replies” totalmente innecesarios y los minutos perdidos se van sumando. Los dominicanos somos amigables, conversadores y muy simpáticos, pero dar un “Reply” con el texto “jajaja” me saca de mis casillas.

  • Contenido de los “E-Mails”.

Continuando con el tema de los correos electrónicos, a mucha gente le encanta escribir correos mas largos que la 27 a pies. Un e-mail se debe poder leer en menos de 1 minuto y preferiblemente escrito en formato de “Bullet points” para facilitar la lectura, sobre todo en los teléfonos móviles. Si nos toma más de algunas líneas para escribir un e-mail, mejor llamemos o conversemos en persona.

  • Masajear demasiado los “E-Mails”.

No tenemos que calentar tanto los correos que recibimos. Después de leído tenemos varias opciones: 1-Borrarlo después de leerlo si no lo necesitamos, sí “Borrar” debe ser la primera opción aunque muchos piensen que es un sacrilegio.; 2-Hacer lo que se nos solicita y devolverle a la persona que lo escribió si lo podemos hacer en menos de 3 minutos; 3-Delegarlo si tenemos la dicha de tener una asistente o un equipo de colaboradores; 4-Agendarlo para devolverle a la persona que lo escribió si nos tomará mas de 3 minutos. Veo personas que tienen cientos de correos sin leer en su “In-Box” y varios miles parqueados en el mismo lugar.

  • El “Multitasking”.

Ya escribí sobre esto pero lo vuelvo a hacer. No es verdad que somos mas eficientes con el “Multitasking”. Es preferible agendar períodos de tiempo entre 30 y 45 minutos para dedicarlos exclusivamente a una tarea o proyecto. Cada día hay mas estudios que confirman esto.

  • Un “To-do List” muy largo.

He visto listados de pendientes diarios con más de 20 cosas. Eso solo causa ansiedad y desesperación por terminar la lista. Si nos concentramos con escribir entre 5 y 7 pendientes realmente importantes (Vuelvo otra vez a Pareto 80/20) nuestra productividad de verá multiplicada.

  • La Perfección.

Está muy bien que queramos hacer las cosas “Perfectas”, pero en algún momento buscar la perfección nos hace perder mucho tiempo. Para la mayoría de las tareas diarias “Good enough is Good enough”.

  • Reuniones para hablar “Plepla”.

Durante mis años de vida Corporativa he comprobado como nos encanta perder el tiempo haciendo y convocando reuniones, o como yo le llamo, “El arte de la reuniología profesional”. Algunos días llegaba a tener mas de 6 reuniones convocadas por otras personas. La verdad es que más de la mitad de ellas pueden evitarse y la otra mitad se pueden reducir a 15 o 20 minutos.

Las reuniones deben ser para ir directo al grano y con una agenda de puntos pre-establecida. A los dominicanos nos encanta hablar pluma de burro antes de cada reunión. Luego de leer un artículo al respecto comencé a tener reuniones de pie con una duración entre 10 y 15 minutos. Me di cuenta que mejoran la productividad, que gustaban mucho y que los equipos se sentían agradecidos por el ahorro de tiempo.

  • Interrupciones constantes.

Sin ser groseros debemos defender nuestro tiempo. Si calculamos lo que ganamos por hora apreciaremos mejor este concepto. Ya sea en una oficina cerrada o en un , hay maneras de informar a nuestro entorno que por un tiempo determinado no queremos ser interrumpidos. Poner el móvil en silenciador, cerrar el “E-Mail” y no tomar llamadas son algunos ejemplos. La chercha para hablar sobre la película de anoche puede esperar un rato.

Este es el listado de las que más me molestan pero pueden enviarme otras que piensen interesanres a mi correo     tommyterrero@outlook.com

Lecciones para los negocios que podemos aprender de los vendedores en la calle.

resizedimage280423-VendedorToda mi vida he visto los vendedores ambulantes en lo semáforos del país y  he sentido siempre mucha curiosidad sobre la vida de cada uno.  Recuerdo preguntas que le hacía a mi padre  como ¿Dónde vivían? ¿Dónde dormían? ¿De dónde vienen? etc. A través de los años nos vamos acostumbrando a su presencia en las calles y vemos como la oferta de productos va incrementando. Ya no es solo  la limpieza de los vidrios delanteros de los vehículos,  la venta de artículos es tan variada que sorprende al más simple mortal.

 

Admito que durante mucho tiempo, estos personajes me molestaban cuando se acercaban al vehículo, tocaban el vidrio y con cara de “frescos” me ofrecían el producto que vendían ese día y casi siempre ante la negativa de compra terminaban en pedirme 5 pesos para comer.

 

Después de todos estos años en el mundo de Mercadeo y los Negocios he logrado cambiar mi óptica y ver las cosas un poco diferente. Ahora me dentengo a ver los productos que ofrecen y pensar en  la razón del mismo (Cuando llueve salen muchas sombrillas y limpiavidrios), trato de entender el precio a que ofrecen los productos y el margen de negociación que tienen. También entiendo que hay redes de ventas que se encargan de coordinar con estas personas las ventas de los productos. Pero mi pensamiento se enfoca ahora a las cualidades personales que deben tener estos vendedores. Siempre he dicho que la venta no es fácil. Conociendo las industrias de bebidas refrescantes y carbonatadas, también el negocio de los embutidos y lácteos, y por supuesto el sector de bebidas alcohólicas, he podido conocer el perfíl necesario para ser un buen vendedor, y la venta en la calle es  la concentración exponenciada de las mejores cualidades que se necesitan  en los negocios.

 

He aquí las principales lecciones que considero importantes debemos aprender de los vendedores callejeros para aplicar en los negocios, como empleado o como empresario:

 

- Tener poca verguenza: esto  no significa ser un sinverguenza, todo lo contrario. Para hacer negocios se necesita mucha seguridad personal,  tener la capacidad de poder entablar una conversación con quien sea para hacer relaciones, conocer personas interesantes y sobre todo darnos a conocer en ambientes pertinentes.

 

- Debemos ser persistentes: Todo buen vendedor sabe que debe tener la capacidad de perseverar. Los vendedores espectaculares han desarrollado el arte de hacer esto sin molestar al cliente. Pero los que verdaderamente son maravillosos tienen el empuje de continuar adelante aún cuando han recibido mas de cuantro o cinco rechazos.

 

- Disciplina: hacer lo mismo cada día requiere mucho de nosotros. Enfrentarnos a los retos que se nos presentan puede parecer gigantesco a veces. La diferencia entre los que logran resultados y los que no es la disciplina. Si analizamos  los individuos que a través de los tiempos han logrado ser los mejores en sus carreras tienen en común la disciplina. Ejemplos como Michael Jordan, Tiger Woods, Michael Angelo, Mozart, Warrent Buffett etc. por mencionar algunos.

 

- Optimismo: hay días buenos y hay días malos. Debemos poder hacer borrón y cuenta nueva después de los días malos para seguir adelante. Pensar que mañana será siempre mejor hace la diferencia entre el éxito y el fracaso. Un estudio llevado a cabo analizando los sobrevivientes en los campos de concentración alemanes de Hitler, demostró que el mayor porcentaje de los que sobrevivieron después de la Guerra, nunca perdieron la esperanza de ser rescatados.

 

- Enfoque: Todos sabemos que tener objetivos claros, definidos, medibles es importante en cualquier aspecto de la vida. Los vendedores de la calle tienen bien claro este concepto. Si no venden, no comen. Claro, simple y directo. Están enfocados en vender para poder cobrar. Cada vez más, estudios confirman que el “Multitasking” disminuye la productividad individual, contrario a lo que se pensaba durante años. En los negocios y en la vida, tener la Visión clara de lo que se quiere es primordial para obtener los resultados.

 

La próxima vez que nos topemos con un vendedor en un semáforo, hagámonos la pregunta ¿Qué podemos aprender de esta persona para mi vida?

 

 

 

 

 

 

Cine

La receta del Cine Dominicano no está funcionando.

No me considero un experto en cine ni mucho menos, pero sí una persona con el criterio suficiente para saber lo que es bueno y lo que es malo. Como mucha gente que conozco disfruto una buena película frecuentemente. También admito que con Apple TV y Netflix voy cada vez menos a las salas de cine  ya sea por comodidad o economía.

Una vez escuché a alguien en radio decir que odiaba la frase “Apoyemos el Cine Dominicano” y exponía sus razones. En gran parte yo también estoy de acuerdo. Si tengo que resumir lo que exponía esta persona y en buen dominicano el mensaje era que si uno va a gastar su dinero en algo, en este caso una película, el no iba a dar ese dinero por un producto malo, cuando por el mismo precio podía ver algo muy bueno. Yo también coincido.

Digo que el cine Dominicano no está funcionando, pero admito que estamos mejorando. Pueden alegarse muchas razones que escucho por ahí como falta de recursos, falta de formación en el arte del cine y otras más, pero la realidad es que solo en el 2013 se estrenaron mas de 30 películas dominicanas y a mi parecer la gran mayoría con grandes oportunidades. El tema de presupuesto no es relevante ya que otros países producen muy buenas películas con muy poco presupuesto y el promedio invertido en el cine dominicano por película ronda el millón de dólares.

En las últimas semanas he tenido la oportunidad de asistir a dos “Premiers” de producciones Dominicanas en Santo Domingo. Cuando veo cualquier producción cinematográfica me enfoco en estos aspectos: Actuaciones, Guión, Visual, Dirección y lo que yo llamo lógica o concordancia.    Por favor entiendan que estos no son términos necesariamente profesionales sino propuestos por mí.

Mi punto es, ¿si ya lo estamos haciendo con producciones de comerciales para marcas, por qué no lo hacemos también con el cine? Con esto me refiero a contratar buenos Directores, Guionistas, Directores de fotografía etc. y vamos aprendiendo de ellos.

Tenemos buenos talentos en la actuación y  mi opinión es que tienen que ser bien dirigidos pero estamos muy débiles todavía a nivel de Dirección, Guiones y fotografía de cine. También tenemos mucha gente que estudia cine fuera y viene a RD a producir una película sin haber vivido la experiencia de trabajar en cine el tiempo suficiente como para entender bien todos los aspectos relevantes del arte, proceso que puede tomar muchos años y que no se puede acelerar su madurez.

Somos un país de gente creativa, y que se la busca como sea, pero en mi opinión en Cine tiene que ser respetado un poco más de lo que lo estamos haciendo. A veces me pregunto quiénes son los que van revisando las ediciones de las producciones antes de que se presenten en las salas. Entiendo es necesario tener opiniones externas para ajustar y mejorar antes de lanzar un producto con grandes oportunidades solo por el orgullo y soberbia de decir “Yo sé de esto y no necesito opiniones”.

 

7 Realidades y decisiones para simplificarnos la vida.

7 Realidades y decisiones para simplificarnos la vida.

Con el permiso de Michael Hyatt y Greg McKeown, reproduzco parte de un artículo que pienso nos puede ayudar a todos.

Espero lo disfruten.

7 Realities Every Essentialist Knows

Essentialism explains the ins and outs of the Essentialist lifestyle, but these are seven realities I found particularly meaningful as I look at my own day-to-day evaluation of opportunities.

  1. The power of choice. When we forget we have the power of choice, we allow others to determine what fills our time instead of ourselves. Essentialists remain empowered by choice to determine what they do and don’t do with their time.
  2. The momentum of focus. For every ten things Nonessentialists do, Essentialists do one. Instead of diffusing their energy, they focus it and gain momentum to make more impact than they otherwise could. When we complain about being “spread too thin” at work, this is a sure sign we need to shed tasks and train our focus.
  3. The importance of tradeoffs. To do one thing is to miss out on others—and maybe even essential things. The more we commit to doing, the more strained our schedules for the the things that are truly important, including family, rest, and play. Essentialists weigh every opportunity against the potential tradeoffs.
  4. The value of extreme criteria. Essentialists don’t consider the minimum requirements for a yes. They use extreme criteria: Is this exactly what I want? I’m I ideal for this opportunity? As McKeown says, “If it isn’t a clear yes, then it’s a clear no.”
  5. The role of the journalist. The role of a journalist is not to regurgitate facts, but to explain the meaning of those facts. Essentialists act as journalists of their own experience. Instead of allowing others to determine what matters and why, Essentialists make that determination for themselves.
  6. The power of clarity. According to McKeown, Essentialists pass on about 90 percent of opportunities. If we are clear on what we do, we can filter out a thousand things we shouldn’t. To gain this clarity requires asking hard questions, making difficult tradeoffs, and exercising self-discipline. And Essentialists know it’s totally worth investing in the 10 percent of opportunities that make sense for them.
  7. The liberating possibility of no. Saying no to the many trivial requests, Essentialists are really saying yes to what matters most in their lives: their faith, their family, their health, their calling.

El Político y el Clérigo

Antes que nada quiero aclarar que no tengo ninguna afiliación política y que a pesar de haber estudiado en un colegio católico, no soy el más practicante, sin embargo lo que ha pasado en los últimos años en dos áreas con las cuales vivo por circunstancia pero no por opción propia como la religión y la política me han asombrado, y para ser realista pensaba que nunca las volvería a ver en mi vida adulta.

Dos nombres, Danilo y Francisco pueden a primera instancia leerse como muy comunes, pero son los nombres de los hombres que hoy día gobiernan mi país y la religión Católica. Dos figuras inesperadas que sin conocerse tienen muchas cosas en común y que gratamente me han sorprendido.

Al pensar por qué estas dos figuras me han han llamado la atención  personalmente de la forma que lo han hecho, tengo que mencionar las primeras cosas que me vienen a la cabeza: Su practicidad humanista y realista con ese cable a tierra que teníamos decenas de años sin poder apreciar en figuras políticas y religiosas. Nos habíamos acostumbrado a lo pomposo y el derroche, que combinado con las actitudes arrogantes y distantes nos habían distanciado de nuestros líderes  creando figuras muy manejadas por el “Marketing Personal” para ocultar la “Verdad Verdadera”.

Como grandes sorpresas y con todas las probabilidades de no estar en las posiciones que ocupan, ambos nos han deleitado con su enfrentamiento práctico a muchas situaciones, su acercamiento a la gente, su actitud de “Manos a la Obra”, resolvamos lo que tenemos que resolver, sin poses, sin más aspiraciones que un bien común que las posiciones que ocupan les exige.

El placer de leer todos los días noticias como piensan y lo que hacen Danilo y Francisco me hace pensar que todavía queda gente buena de verdad, con el interés genuino de mejorar las cosas por el bien de todos.

P.D. : No conozco personalmente a ninguno de los dos, pero creo que lo que la gente hace y no en lo que dice.