PENDEJADAS QUE NOS HACEN PERDER EL TIEMPO

Tantos libros escritos (y leídos) sobre productividad personal y sobre cómo eficientizar el tiempo que hasta yo me voy a atrever a comentar sobre el tema. El factor diferenciador que voy a utilizar es la “Dominicanización” de las explicaciones para hacerlo menos formal y un poco más rápido de digerir.

Muchas pequeñas cosas nos hacen perder un tiempo precioso diariamente durante el horario de trabajo, y como recientemente uno de los hombres mas ricos del mundo como Carlos Slim hizo el comentario de que las semanas laborales deberían ser de 3 días de 11 horas, creo debemos irnos preparando para ese mundo ideal y hacer mas cosas en esas 33 horas semanales. Por supuesto que esta lista la hice “Medalaganariamente” y existen muchas más que pudiera mencionar, pero para que puedan leer este artículo rápidamente me voy a limitar. Por favor siéntanse el la libertad de escribirme con las sugerencias que se les ocurran. Mientras tanto este es un listado resumido de esas “Pendejadas” que nos hacen perder tiempo todos los días. Algunas son externas a nosotros y otras las podemos controlar:

  • Regla del 80/20.

No es cierto que todas las cosas que tenemos que hacer diariamente tienen la misma importancia ni la misma urgencia. Trabajar todos los días en solamente lo “Urgente” significa que no nos estamos planificando bien, o que los superiores no se saben planificar o que nuestros colaboradores tampoco lo hacen. Nuestra misión diaria es dedicarle tiempo a ese 20% de las tareas y proyectos que nos retribuirán con el 80% de los beneficios. No es difícil identificar esas tareas y proyectos si nos graduamos de la Universidad y si además tenemos una Maestría. Dediquemos el tiempo a lo realmente importante y dejemos de barajar con el papeleo burocrático y las conversaciones teóricas.

  • “E-mail Replies” innecesarios.

Una de las cosas que más odio en el nuevo mundo digital son los “Replies” innecesarios a los correos electrónicos. La gente piensa que dar un “Reply” escribiendo solo “Gracias” o “De Nada” es educación pero el e-mail no es una herramienta para conversar sino para informar o solicitar. Multiplica eso por 20 o 40 o 200 correos diarios de personas dando “Replies” totalmente innecesarios y los minutos perdidos se van sumando. Los dominicanos somos amigables, conversadores y muy simpáticos, pero dar un “Reply” con el texto “jajaja” me saca de mis casillas.

  • Contenido de los “E-Mails”.

Continuando con el tema de los correos electrónicos, a mucha gente le encanta escribir correos mas largos que la 27 a pies. Un e-mail se debe poder leer en menos de 1 minuto y preferiblemente escrito en formato de “Bullet points” para facilitar la lectura, sobre todo en los teléfonos móviles. Si nos toma más de algunas líneas para escribir un e-mail, mejor llamemos o conversemos en persona.

  • Masajear demasiado los “E-Mails”.

No tenemos que calentar tanto los correos que recibimos. Después de leído tenemos varias opciones: 1-Borrarlo después de leerlo si no lo necesitamos, sí “Borrar” debe ser la primera opción aunque muchos piensen que es un sacrilegio.; 2-Hacer lo que se nos solicita y devolverle a la persona que lo escribió si lo podemos hacer en menos de 3 minutos; 3-Delegarlo si tenemos la dicha de tener una asistente o un equipo de colaboradores; 4-Agendarlo para devolverle a la persona que lo escribió si nos tomará mas de 3 minutos. Veo personas que tienen cientos de correos sin leer en su “In-Box” y varios miles parqueados en el mismo lugar.

  • El “Multitasking”.

Ya escribí sobre esto pero lo vuelvo a hacer. No es verdad que somos mas eficientes con el “Multitasking”. Es preferible agendar períodos de tiempo entre 30 y 45 minutos para dedicarlos exclusivamente a una tarea o proyecto. Cada día hay mas estudios que confirman esto.

  • Un “To-do List” muy largo.

He visto listados de pendientes diarios con más de 20 cosas. Eso solo causa ansiedad y desesperación por terminar la lista. Si nos concentramos con escribir entre 5 y 7 pendientes realmente importantes (Vuelvo otra vez a Pareto 80/20) nuestra productividad de verá multiplicada.

  • La Perfección.

Está muy bien que queramos hacer las cosas “Perfectas”, pero en algún momento buscar la perfección nos hace perder mucho tiempo. Para la mayoría de las tareas diarias “Good enough is Good enough”.

  • Reuniones para hablar “Plepla”.

Durante mis años de vida Corporativa he comprobado como nos encanta perder el tiempo haciendo y convocando reuniones, o como yo le llamo, “El arte de la reuniología profesional”. Algunos días llegaba a tener mas de 6 reuniones convocadas por otras personas. La verdad es que más de la mitad de ellas pueden evitarse y la otra mitad se pueden reducir a 15 o 20 minutos.

Las reuniones deben ser para ir directo al grano y con una agenda de puntos pre-establecida. A los dominicanos nos encanta hablar pluma de burro antes de cada reunión. Luego de leer un artículo al respecto comencé a tener reuniones de pie con una duración entre 10 y 15 minutos. Me di cuenta que mejoran la productividad, que gustaban mucho y que los equipos se sentían agradecidos por el ahorro de tiempo.

  • Interrupciones constantes.

Sin ser groseros debemos defender nuestro tiempo. Si calculamos lo que ganamos por hora apreciaremos mejor este concepto. Ya sea en una oficina cerrada o en un , hay maneras de informar a nuestro entorno que por un tiempo determinado no queremos ser interrumpidos. Poner el móvil en silenciador, cerrar el “E-Mail” y no tomar llamadas son algunos ejemplos. La chercha para hablar sobre la película de anoche puede esperar un rato.

Este es el listado de las que más me molestan pero pueden enviarme otras que piensen interesanres a mi correo     tommyterrero@outlook.com

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